HSV Groot Rotterdam en de AVG

Omdat u lid bent van onze mooie grote hengelsportvereniging, hebben wij ook enkele gegevens van u. Omdat er op 25 mei 2018 een nieuwe wet is ingegaan, bekend als de “AVG” willen we u uitleggen wat wij met uw gegevens doen, maar vooral ook: wat wij er niet mee doen.


Waar staat AVG voor?
De AVG staat voor “Algemene Verordening Gegevensbescherming”. Met deze wet worden er scherpere eisen gesteld om uw gegevens te beschermen, dan er in de jaren hiervoor wettelijk werd geëist. Het voornaamste doel van deze nieuwe wet is om misbruik van uw gegevens tegen te gaan en uw gegevens te beschermen. Privacy staat dus voorop! En uiteraard moet ook onze vereniging hieraan voldoen. 
Wat doet mijn vereniging hiermee?
Gelukkig had onze vereniging alle benodigde maatregelen al genomen. Vele jaren voordat de wet van kracht ging. Zo zijn alle persoonsgegevens bij ons beschermd. Virusscanners en firewalls beschermen uw gegevens voor eventuele digitale inbraak, en verspreiden wij uw gegevens niet naar andere partijen/instanties. Tenzij dit strikt nodig is voor uw lidmaatschap natuurlijk. Zo heeft Sportvisserij Nederland bijvoorbeeld (beperkt) inzicht in enkele gegevens voor het fabriceren van de Vispas. Ook het bedrijf ClubCollect heeft enkele gegevens, voor het versturen, innen en ontvangen van de jaarlijkse contributie. Uiteraard zijn ook zij gebonden aan de AVG, en hebben ook zij de benodigde maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen.
Welke gegevens hebben jullie dan van mij?
We hebben twee soorten persoonsgegevens van u: “De basisgegevens, en (meestal) enkele aanvullende gegevens”.Onder de basisgegevens verstaan we de gegevens die we minimaal nodig om u als lid te kunnen registreren. Denk hierbij aan uw naam, adres, geboortedatum, geslacht, woonplaats en het type lid (volwassene, jeugdlid of extra lid). Deze zijn uiteraard gekoppeld aan uw Vispasnummer. De aanvullende gegevens zijn bijvoorbeeld een (mobiel) telefoonnummer en/of uw emailadres. Indien u ooit een zogenoemde “automatische Incasso” geeft afgegeven, waarmee u ons toestemming heeft gegeven om de jaarlijkse contributie automatisch te mogen afschrijven, hebben wij ook uw bankrekeningnummer geregistreerd.
Wat doen jullie dan met mijn gegevens?
Op de eerste plaats worden uw gegevens gebruikt voor het (laten) maken van uw Vispas. Elk jaar versturen wij in oktober, na de sluitingsdatum voor de opzeggingen, de basisgegevens naar Sportvisserij Nederland. Dit zijn alleen de gegevens die op uw Vispas komen te staan. Zij verzorgen dat alle passen, voor heel Nederland, in één keer gedrukt worden.
Ten tweede worden uw gegevens natuurlijk gebruikt voor het digitaal versturen van de jaarlijkse contributiefactuur. Hiervoor wordt uw telefoonnummer of emailadres gebruikt. Het bedrijf ClubCollect verzorgt dit voor ons. Na de bevestiging dat er betaald is, versturen wij de Vispas naar uw opgegeven adres.Indien uw een automatische incasso heeft afgegeven, gebruiken wij ook uw telefoonnummer en emailadres alleen om de aankondiging te doen dat de jaarlijkse contributie geïnd wordt. Zo heeft u altijd op tijd de Vispas voor het nieuwe kalenderjaar.

En ten derde versturen wij uiteraard onze glossy clubblad HAAK elk kwartaal naar uw opgegeven adres. 
Eens per 2 jaar (ongeveer) versturen wij een enquêteformulier, met als doel om inzicht te krijgen in de wensen van de leden. Deze sturen wij alleen naar de leden die een emailadres aan ons hebben doorgegeven. Ook op onze website doen wij hiervoor een oproep.
En ten slotte hebben we afdelingen die af en toe per email een nieuwsbericht versturen. Zo heeft de Jeugdafdeling, afdeling Vliegvissen en afdeling Slufter (zout) een emaillijst naar wie ze bijvoorbeeld aankondigen over activiteiten toe sturen. Denk hierbij aan een dag gezamenlijk vissen, cursussen/workshops en wedstrijden. Maar dit doen wij alleen als leden zich hiervoor hebben opgegeven. En je hiervoor weer opzeggen kan natuurlijk ook altijd.
Wat doen jullie niet met mijn gegevens?
Dit is misschien wel de belangrijkste vraag. Alle nieuwsberichten die wij met u willen delen, plaatsen we op onze website en worden deze toegelicht in ons glossy clubblad HAAK. Daarom bestoken wij u niet e-mails, over elk nieuwsbericht wat we willen delen. Niet iedereen zit hier tenslotte op te wachten. 
En vanzelfsprekend staan uw gegevens ook niet online, en delen wij uw gegevens niet met andere partijen die niet voor onze vereniging werken en/of geen beveiliging hebben.
Kortom, we gebruiken uw gegevens alleen voor de primaire doelstelling van de vereniging: het verzorgen van de Vispas, en innen van de jaarlijkse contributie en het toesturen van het clubblad HAAK.
Heeft u toch nog vragen over de AVG, en hoe wij als vereniging met uw gegevens omgaan, kunt u altijd mailen naar mailto:info@groot-rotterdam.nl

Namens het Bestuur van HSV Groot Rotterdam,